SOBRE ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
Atualmente o profissional contábil, seja pelo excesso de obrigações que deve cumprir, pelo excesso de conteúdos a estudar ou pela necessidade de aprimorar e buscar novos conceitos para se posicionar no mercado, acaba ficando com pouco tempo para estudar, especificamente, a essência da Ciência e da Profissão Contábil em si, o que acaba fazendo falta para a elaboração de um trabalho tecnicamente perfeito e para a própria valorização da contabilidade em si, como ciência.
Nesse sentido, este artigo procura lançar luzes sobre um tema tão elementar quanto fundamental para a profissão e para ciência: Escrituração Contábil.
A ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil trata dos critérios e procedimentos a serem adotados quando da elaboração da escrituração contábil, da guarda e manutenção de documentação e arquivos contábeis e da responsabilidade do profissional contábil, e deve ser adotada por todas as entidades, independente de sua natureza jurídica ou do seu porte – sem prejuízo de outras normais eventualmente aplicáveis.
Primeiramente cumpre alertar que a escrituração contábil, emissão de relatórios, peças, análises, demonstrativos e demonstrações contábeis são, por óbvio, atividades privativas do profissional de contabilidade regularmente inscrito no Conselho de Classe, tanto por força desta norma, quanto por força de Lei, e qualquer um que pratique esses atos, em não sendo profissional contábil e ou sem a sua supervisão, comete crime de exercício ilegal da profissão.
Dito isto, cumpre esclarecer também que é prerrogativa íntima e pessoal do profissional de contabilidade estabelecer os seus próprios parâmetros e planos de conta para a escrituração contábil, desde que respeitados os Princípios de Contabilidade, as Normas Brasileiras de Contabilidade e as necessidades do usuário da informação contábil por ele gerada – salvo se houver autoridade reguladora ou legislação específica que determine detalhamento específico.
Segundo a norma, a escrituração contábil precisa atender basicamente aos seguintes requisitos: ser escrita em idioma nacional; expressar valores em moeda corrente do país; respeitar a ordem cronológica dos fatos contábeis registrados; possuir base documental que fundamente o lançamento (origem interna ou externa) ou, na sua falta, elementos que comprovem a ocorrência do fato registrado; é vedado que possua rasuras, emendas, espaços em brancos ou outros artifícios que possibilitem eventual fraude nos registros; e deve obedecer à forma do lançamento contábil.
Quanto à forma, o lançamento contábil em si precisa atender aos seguintes critérios: número de identificação do lançamento; a data do fato contábil; conta devedora; conta credora; histórico que descreva a essência econômica da transação registrada; e o seu valor contábil. No caso de lançamento múltiplo é preciso ainda que haja informação ou referência que permita identificar todos os elementos que integram o mesmo lançamento.
No caso de um lançamento contábil ser registrado com erro, para evitar rasuras, emendas e afins, que como visto são vedados pela legislação, a Norma Contábil prevê um processo técnico pelo qual esse erro deve ser corrigido. A este processo chamamos: Retificação de Lançamento Contábil.
As técnicas de retificação são: o estorno, processo pela qual se faz o lançamento inverso àquele feito de maneira equivocada; a transferência, que consiste na transposição do registro para a conta adequada; e a complementação, que como o próprio nome adianta, complementa o registro anterior, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado. Seja qual for a técnica adotada, quando da sua utilização, seu histórico deverá identificar o motivo da retificação, as datas efetivas das ocorrências, a localização do lançamento de origem e o motivo do registro intempestivo.
Todos lançamentos devem ser reunidos e assentados em livros próprios, digitais ou não, cujos principais são o Livro Diário e o Livro Razão.
Regra geral, os livros em formato físico precisam ser encadernados com folhas numeradas sequencialmente em ordem crescente, possuir termos de abertura e encerramento assinados pelo representante legal da entidade e pelo profissional contábil responsável pela escrituração e devem ser levados a registro no órgão de registro público competente. Já no caso dos livros em formato digital não se fala em termos de abertura e encerramento ou de folhas numeradas, a assinatura deve ser digital, também pelo representante legal da empresa e pelo profissional contábil responsável pela escrituração, e o registro público do mesmo só é necessário em caso de lei específica que o obrigue.
O Livro Diário é o livro onde são lançados todos os fatos contábeis (transações, operações ou quaisquer fatos que provoquem variação patrimonial na entidade) e os seus lançamentos devem obedecer a ordem cronológica, ser individualizados, claros e fazer referência ao documento probatório que o motiva.
O Livro Diário poderá ser escriturado por meio digital ou não digital, obedecendo os preceitos já citados, e ainda: adotar o registro “Balancetes Diários e Balanços”, para o caso de serem gerados por meio de fichas ou folhas soltas, e para o caso de escrituração digital, embora não haja necessidade da sua impressão e encadernação, é obrigatório que a entidade guarde o seu backup devidamente autenticado.
Caso a entidade possua matriz e outras unidades operacionais, como filiais ou agências, a entidade poderá, a seu critério, optar por escrituração contábil descentralizada, que deverá permitir a identificação das transações particulares de cada uma das unidades, entretanto, toda a escrituração deverá obedecer ao mesmo grau de detalhamento e integrar um único sistema contábil, inclusive, com a consequente eliminação das contas recíprocas entre quaisquer das unidades entre si e ou com a matriz, quando da elaboração das demonstrações contábeis da entidade.
Neste ponto, cumpre destacar que as Demonstrações Contábeis, devidamente assinadas pelo representante legal da entidade e pelo profissional contábil, devem integrar o Livro Diário de todas as entidades.
Por fim, nem por isso menos importante, cabe alertar que o documento contábil hábil a sustentar o registro contábil é todo e qualquer documento, livro, registro ou papéis, de origem interna ou externa, que sustentam e comprovam a ocorrência de determinado fato contábil e são revestidos das características intrínsecas ou extrínsecas definidas pela Lei, pela Técnica ou Norma Contábil, ou aceitos pelos usos e costumes. Estes documentos podem ser digitais ou físicos, neste último caso, podendo ainda ser digitalizados e arquivados em meio digital, mas para que tenham efeito e valor contábil, devem ser assinados pelo responsável legal da entidade e pelo profissional contábil responsável pela escrituração, e posteriormente submetidos a registro público.
Este artigo foi escrito com base na ITG 2000 (R1) e, espera-se, que possa ter resumido a contento a normal e ajude o profissional a revisar os aspectos mais elementares da Ciência Contábil, que dada a correria diária de escritório, muitas vezes acabamos sem tempo para re-estudá-las.
Fonte: R7, em 09/12/2016